Kostenerstattung

Wer erstattet die Kosten für Fahrt und Verpflegung ggf. Übernachtung der Schulmannschaften (einschließlich Tagegelder der Mannschaftsbetreuer)?

Die Kosten werden bei Vorlage der Belege abgerechnet.

  • bei Regionalausscheidungen (sofern die Kosten nicht durch andere Förderer abgedeckt werden können und nur nach Maßgabe der verfügbaren Haushaltsmittel) und bei Bezirksfinalwettkämpfen von den Regierungen (Sportreferate) bzw. von der Landeshauptstadt München
  • bei süd- bzw. nordbayerischen Qualifikationswettkämpfen und Landesfinalwettkämpfen sowie bei den Finalwettkämpfen des Bundeswettbewerbs der Schulen Jugend trainiert für Olympia & Paralympics (An- und Rückreise zu und von den vorbestimmten Treffpunkten) vom Bayerischen Landesamt für Schule – Landesstelle für den Schulsport – Sachgebiet Schulsportliche Wettbewerbe.

Wie werden die Kosten für die Benutzung von Verkehrsmitteln erstattet?

(1) Benutzung der Deutschen Bahn AG
Bei Bezirksfinal-, Qualifikations- und Landesfinalwettkämpfen:
Die Fahrten werden im Rahmen der Aktion „Schulsport + Bahn. Die Verbindung stimmt“ durchgeführt. Für Schulmannschaften und Schieds- bzw. Kampfrichter entstehen keine Vorauskosten, da die Fahrkarten zugeschickt werden und die Abrechnung direkt zwischen Deutscher Schulsportstiftung und dem Bayerischen Landesamt für Schule – Landesstelle für den Schulsport – Sachgebiet Schulsportliche Wettbewerbe erfolgt.

(2) Benutzung privater Busunternehmer
Bei Benutzung nichtöffentlicher Verkehrsmittel werden die Kosten bis zur Höhe der Kosten der ermäßigten öffentlichen Verkehrsmittel erstattet. In diesem Fall ist dem Erstattungsantrag eine Vergleichsberechnung beizufügen.
Die Fahrtkosten der öffentlichen Verkehrsmittel werden erstattet. Hierbei sind Fahrpreisermäßigungen für Schulsport-Gruppen („Schulsport + Bahn“) in Anspruch zu nehmen.
Diese Bedingungen gelten für die Wettbewerbe auf Bezirks-, Qualifikations- und Landesfinalebene.
In besonders gelagerten Fällen können unter Würdigung des Prinzips der Zumutbarkeit die Kosten für die Inanspruchnahme von privaten Busunternehmen nicht nur bis maximal zur Höhe der verbilligten DB-Kosten, sondern im vollen Umfang erstattet werden.
Dies trifft z. B. dann zu, wenn eine Schule vor dem Wettkampf glaubhaft nachweisen kann, dass eine rechtzeitige Anreise bzw. Rückkehr am gleichen Tag zum bzw. vom betreffenden Wettkampf mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht möglich ist. Das entbindet aber eine Schule nicht, das billigste Angebot zu wählen und eine Vergleichsberechnung anzustellen. Für die Fahrkostenabrechnung bitte das aktuelle Formular verwenden.

(3) Benutzung privater Pkws
Bei durch den Schulleiter genehmigten Fahrten mit privaten Pkws können maximal Kosten ersetzt werden, die bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel (ermäßigt!) entstünden.

Welche Angaben müssen Busrechnungen enthalten?
So sieht eine richtig erstellte Busrechnung aus:

BUSUNTERNEHMEN_______________________
An die
Mittelschule Hindelang
Alpgasse 10
87541 Hindelang
Rechnungs-Nr. 0000                     Datum: _____
_________________________________________

Fahrt der MS Hindelang nach Krumbach:
Wettkampfebene: Bezirksfinale Schwaben
Sportart: Fußball
Wettkampfklasse: III/Jungen
Veranstaltungstag: 4.7.20…
Zahl der beförderten Personen: 16
Zahl der gefahrenen Kilometer: ... km
Gesamtbetrag: .... €

Im Zusammenhang mit der Ausrichtung und Durchführung von Schulsportwettbewerben, einschließlich Bezirks- und Landesfinals wird an die Ausführungsbestimmungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – Teil A (VOL/A) vom 20.11.2009 erinnert.
Die Schulen werden darauf hingewiesen, dass eine Vergabedokumentation zu erstellen ist, die Aufschluss gibt über die Einhaltung der Vergabegrundsätze (z.B. Transparenz, Gleichbehandlung etc.). Die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht der entsprechenden Vergabe- und Ausschreibungsunterlagen liegt bei der Schule. Für die Fahrkostenabrechnung bitte den aktuellen Vordruck verwenden.  
Den dem Bayerischen Landesamt für Schule – Landesstelle für den Schulsport – Sachgebiet Schulsportliche Wettbewerbe zur Auszahlung vorgelegten Rechnungen für Leistungen im Zusammenhang mit den Wettbewerben ist immer der Vordruck mit den eingetragenen drei Angeboten beizufügen. Die Angebote selbst können bei der Schule verbleiben.Ausführliche Informationen sind zu finden unter www.vergabeinfo.bayern.de.

Mit welchen Erstattungsbeiträgen können Mannschaftsbetreuer rechnen?
Mannschaftsbetreuer erhalten Tage- und Übernachtungsgeld nach den Artikeln 8, 9 und 11 des Bayerischen Reisekostengesetzes.

Erstattungsverfahren
Alle Abrechnungen sind bis spätestens 10 Tage nach dem Wettkampf dem jeweiligen Wettkampfleiter zuzusenden. Sollten die Abrechnungen bis dahin nicht eingegangen sein, wird davon ausgegangen, dass auf die Erstattung verzichtet wird.