Kostenerstattung

Wer erstattet die Kosten für Fahrt und Verpflegung ggf. Übernachtung der Schulmannschaften (einschließlich Tagegelder der Mannschaftsbetreuer)?

Die Kosten werden bei Vorlage der Belege abgerechnet.

  • bei Regionalausscheidungen (sofern die Kosten nicht durch andere Förderer abgedeckt werden können und nur nach Maßgabe der verfügbaren Haushaltsmittel) und bei Bezirksfinalwettkämpfen von den Regierungen (Sportreferate) bzw. von der Landeshauptstadt München
  • bei süd- bzw. nordbayerischen Qualifikationswettkämpfen und Landesfinalwettkämpfen sowie bei den Finalwettkämpfen des Bundeswettbewerbs der Schulen JUGEND TRAINIERT FÜR OLYMPIA und JUGEND TRAINIERT FÜR PARALYMPICS (An- und Rückreise zu und von den vorbestimmten Treffpunkten) von der Bayerischen Landesstelle für den Schulsport – Sachgebiet Schulsportliche Wettbewerbe.

Wie werden die Kosten für die Benutzung von Verkehrsmitteln erstattet?

(1) Benutzung der Deutschen Bahn AG
Bei Bezirksfinal-, Qualifikations- und Landesfinalwettkämpfen:
Die Fahrten werden im Rahmen der Aktion „Schulsport + Bahn. Die Verbindung stimmt“ durchgeführt. Für Schulmannschaften und Schieds- bzw. Kampfrichter entstehen keine Vorauskosten, da die Fahrkarten zugeschickt werden und die Abrechnung direkt zwischen Deutscher Schulsportstiftung und der Bayerischen Landesstelle für den Schulsport erfolgt.

(2) Benutzung privater Busunternehmer
Bei Benutzung nichtöffentlicher Verkehrsmittel werden die Kosten bis zur Höhe der Kosten der ermäßigten öffentlichen Verkehrsmittel erstattet. In diesem Fall ist dem Erstattungsantrag eine Vergleichsberechnung beizufügen.
Die Fahrtkosten der öffentlichen Verkehrsmittel werden erstattet. Hierbei sind Fahrpreisermäßigungen für Schulsport-Gruppen („Schulsport + Bahn“) in Anspruch zu nehmen.
Diese Bedingungen gelten für die Wettbewerbe auf Bezirks-, Qualifikations- und Landesfinalebene.
In besonders gelagerten Fällen können unter Würdigung des Prinzips der Zumutbarkeit die Kosten für die Inanspruchnahme von privaten Busunternehmen nicht nur bis maximal zur Höhe der verbilligten DB-Kosten, sondern im vollen Umfang erstattet werden.
Dies trifft z. B. dann zu, wenn eine Schule vor dem Wettkampf glaubhaft nachweisen kann, dass eine rechtzeitige Anreise bzw. Rückkehr am gleichen Tag zum bzw. vom betreffenden Wettkampf mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht möglich ist. Das entbindet aber eine Schule nicht, das billigste Angebot zu wählen und eine Vergleichsberechnung anzustellen. Für die Fahrkostenabrechnung bitte das aktuelle Formular verwenden.

(3) Benutzung privater Pkws
Bei durch den Schulleiter genehmigten Fahrten mit privaten Pkws können maximal Kosten ersetzt werden, die bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel (ermäßigt!) entstünden.

Welche Angaben müssen Busrechnungen enthalten?
So sieht eine richtig erstellte Busrechnung aus:

BUSUNTERNEHMEN_______________________
An die
Mittelschule Hindelang
Alpgasse 10
87541 Hindelang
Rechnungs-Nr. 0000                     Datum: _____
_________________________________________

Fahrt der MS Hindelang nach Krumbach:
Wettkampfebene: Bezirksfinale Schwaben
Sportart: Fußball
Wettkampfklasse: III/Jungen
Veranstaltungstag: 4.7.20…
Zahl der beförderten Personen: 16
Zahl der gefahrenen Kilometer: ... km
Gesamtbetrag: .... €

Im Zusammenhang mit der Ausrichtung und Durchführung von Schulsportwettbewerben, einschließlich Bezirks- und Landesfinals wird an die Ausführungsbestimmungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – Teil A (VOL/A) vom 20.11.2009 erinnert.
Die Schulen werden darauf hingewiesen, dass eine Vergabedokumentation zu erstellen ist, die Aufschluss gibt über die Einhaltung der Vergabegrundsätze (z.B. Transparenz, Gleichbehandlung etc.). Die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht der entsprechenden Vergabe- und Ausschreibungsunterlagen liegt bei der Schule. Für die Fahrkostenabrechnung bitte den aktuellen Vordruck verwenden.  
Den der Bayerischen Landesstelle für den Schulsport zur Auszahlung vorgelegten Rechnungen für Leistungen im Zusammenhang mit den Wettbewerben ist immer der Vordruck mit den eingetragenen drei Angeboten beizufügen. Die Angebote selbst können bei der Schule verbleiben.Ausführliche Informationen sind zu finden unter www.vergabeinfo.bayern.de.

Wie sind die Kosten für Verpflegung und Unterkunft für auswärtige Teilnehmer bei mehrtägigen Veranstaltungen der Mannschaftswettkämpfe geregelt?
Bei mehrtägigen Veranstaltungen erhalten die auswärtigen Teilnehmer einen Zuschuss in Höhe von 3,50 € pro Mittag- und pro Abendessen sowie bis zu 11,– € für Übernachtung einschließlich Frühstück. Dies gilt nicht, soweit amtliche Unterkunft und/oder Verpflegung angeboten wird, deren Kosten jedoch die Zuschusssätze nicht übersteigen dürfen.
Die Verpflegungszuschüsse werden auch für ansässige Schüler bezahlt, wenn z. B. gemeinsame Essen stattfinden.

Mit welchen Erstattungsbeiträgen können Mannschaftsbetreuer rechnen?
Mannschaftsbetreuer erhalten Tage- und Übernachtungsgeld nach den Artikeln 8, 9 und 11 des Bayerischen Reisekostengesetzes.

Welche Organisationskosten können bei Bezirksfinal-, Qualifikations- und Landesfinalwettkämpfen aus Mitteln des Bayerischen Staatsministeriums für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst beglichen werden?
Die jeweils einladende Stelle überweist rechtzeitig vor der Veranstaltung bei Bezirksfinal-, Qualifikations- und Landesfinalwettkämpfen, auf ein eigenes – durch den Vorsitzenden des Arbeitskreises „Sport in Schule und Verein“ – eröffnetes Konto, eine Abschlagszahlung für die Begleichung von Organisationskosten durch den jeweiligen Arbeitskreis „Sport in Schule und Verein“ bzw. den Ausrichter (Schulen, Kreis- bzw. Stadtschulobleute, Bezirksschulobleute).
Die nachfolgend aufgeführten Kostenarten können mit den überwiesenen Mitteln bezahlt werden:

  • Schiedsrichter-, Kampfrichter- und Helfergebühren
  • Sachbedarf
  • Gerätemiete
  • Telefonkosten/Portokosten
  • Dienstleistungen

Die für die betreffende Sportart geltenden Gebührensätze und Detailpositionen sind Merkblättern zu entnehmen, welche den jeweiligen Arbeitskreisen „Sport in Schule und Verein“ und den Ausrichtern (vgl. oben) zugesandt werden.
Im Hinblick auf den sparsamen Umgang mit Staatsmitteln geht das Bayerische Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst davon aus, dass die für die Durchführung von Wettkämpfen in verschiedenen Sportarten (z. B. Alpiner Skilauf, Eisschnelllauf, Leichtathletik, Rodeln, Schwimmen, Skilanglauf) notwendigen Geräte für die Schulsport-Wettbewerbe möglichst kostenfrei zur Verfügung gestellt werden. Nur in begründeten Ausnahmefällen können Gerätemieten nach den vom Staatsministerium genehmigten Sätzen (vgl. o. a. Merkblätter!) beglichen werden.

Erstattungsverfahren
Alle Abrechnungen sind bis spätestens 10 Tage nach dem Wettkampf dem jeweiligen Wettkampfleiter zuzusenden. Sollten die Abrechnungen bis dahin nicht eingegangen sein, wird davon ausgegangen, dass auf die Erstattung verzichtet wird.

Wie rechnen die Arbeitskreise „Sport in Schule und Verein“ die erhaltenen Abschlagszahlungen ab?
Damit die Verwalter von Abschlagszahlungen und die anweisenden Stellen jederzeit einen Überblick über die Abschlagszahlungen besitzen, wird vom Verwalter der Abschlagszahlung eine „Kassenliste“ geführt, in der sämtliche Ein- und Auszahlungen (bare und unbare) eingetragen werden.
Der Verwalter der Abschlagszahlung sendet

  • „Kassenliste“ (im Original!)
  • Belege
  • „Abrechnung der Abschlagszahlung“

spätestens 10 Tage nach der Veranstaltung an die anweisende Stelle. Das ist bei

  • Bezirksfinalwettkämpfen: die (zuständige) Regierung bzw. die Landeshauptstadt München.
  • Qualifikations- und Landesfinalwettkämpfen: Bayerische Landesstelle für den Schulsport.